Vor der S/4-Migration: 47.779 obsolete Debitoren belegbar gemacht

Ausgangslage

Ein europaweit tätiges Dienstleistungsunternehmen bereitet den Umstieg von SAP ECC auf S/4HANA vor, als Greenfield: Übernommen werden nur Stammdaten und offene Posten, keine Bewegungsdaten. Der Debitorenstamm umfasst rund 185.000 aktive Datensätze in mehr als einem Dutzend Kontengruppen, organisch über zwanzig Jahre gewachsen. Mitwandern soll nur, was noch gebraucht wird.

Aufgabe

Belegbar machen, welche Debitoren obsolet sind: eine Entscheidungsliste je Datensatz mit nachvollziehbaren Kriterien statt Bauchgefühl. Bewusst ausgeklammert blieben die Dublettenprüfung und die Bereinigung selbst (Massensperrung, Löschvormerkung), beide folgen als eigene Phasen.

Vorgehen

Die Stamm-, Customizing- und Belegtabellen (KNA1, KNB1, KNVV, KNVP, KNVI, T077D, TMODU, VBAK, LIKP, VBRK, VBPA, CDHDR, FPLA/FPLT) kamen per RFC-Abzug aus dem System: ein eigenentwickeltes PowerShell-Werkzeug zieht Tabellen über RFC_READ_TABLE ohne Installation im Kundensystem und ohne die Timeouts der Dialogtransaktionen. Power Query in Excel verdichtet die Abzüge zu einer Analysetabelle. Je Debitor entstehen daraus geprüfte Merkmale: letzte Belegverwendung je Belegart, aktive und veraltete Fakturierungspläne, Partnerrollen-Referenzen anderer Debitoren, leere Pflichtfelder direkt aus dem Feldstatus-Customizing, Postleitzahl-Plausibilität gegen offene GeoNames-Referenzdaten der betroffenen Länder, dazu Schlagwort- und Adressprüfungen.

Löschkandidat ist ein Datensatz nur, wenn drei Bedingungen zusammen zutreffen: seit über drei Jahren ohne Beleg, kein aktiver Fakturierungsplan, von keinem anderen Debitor als Partner referenziert. Hinweise wie Insolvenz-Schlagworte oder leere Pflichtfelder fließen bewusst nicht ein; ein Treffer ist ein Hinweis, kein Löschgrund. Kontengruppen mit Nutzung außerhalb des Vertriebs grenzt die Auswertung sauber ab, statt sie mitzuzählen.

Ergebnis

Von 75.711 bewerteten Debitoren sind 47.779 belegbar Löschkandidaten, 63 Prozent des ausgewerteten Bestands. Daneben machte die Analyse Datenqualitätsbefunde sichtbar, die sonst erst in der Migration aufgefallen wären: 14.104 Datensätze mit leeren Pflichtfeldern, fast vollständig aus einem einzigen Vertriebsbereichsfeld; rund 1.000 veraltete Fakturierungspläne, der älteste offene Termin aus 1995; 3.400 ungültige Postleitzahlen; 3.000 Schlagwort-Treffer zur fachlichen Einzelprüfung.

Der Ergebnisbericht übergab zehn nummerierte Entscheidungen an den Fachbereich und ist die Arbeitsgrundlage für Workshop und anschließende Massenänderung. Aufwand: fünf Beratertage von Datenabzug bis Bericht.

Eingesetzte Technik

• SAP ECC (SD und FI), klassische Debitorenpflege
• Datenabzug per eigenentwickeltem PowerShell-RFC-Extraktor (RFC_READ_TABLE); keine Installation im Kundensystem
• Power Query in Excel; jede Analysespalte entsteht aus einer eigenen, dokumentierten Prüfung
• Feldstatus-Prüfung direkt aus dem Customizing (T077D und TMODU dekodiert)
• GeoNames-Postleitzahldaten (CC BY 4.0) als Referenz für die betroffenen Länder