Preisfindung vor der Migration: von 57 Konditionstabellen sind nur 17 in Gebrauch

Ausgangslage

Vor dem Umstieg auf ein Nachfolgesystem muss die Preisfindung neu konfiguriert werden. Dafür braucht es zuerst ein belastbares Bild davon, wie die Preisfindung heute tatsächlich arbeitet: über neun Verkaufsorganisationen in mehreren Ländern, über Jahre gewachsen, mit Konditionsarten, Zugriffsfolgen, Kalkulationsschemata, Preisgruppen und Rabatten. Geplant war, diese Fragen per Fragebogen an die Fachbereiche zu geben.

Aufgabe

Den Preis-Fragebogen beantworten: Welche Konditionsarten werden je Verkaufsorganisation genutzt, über welche Schlüssel werden Preise gefunden, welche Schemata laufen wirklich, wo sitzen Rabatte im Stamm und wo nur manuell im Beleg. Statt die Fachbereiche zu befragen, die solche Fragen oft nur schätzen können, leitet die Analyse die Antworten aus den Systemdaten selbst ab. Das System weiß genau, was es tut.

Vorgehen

Die Konditionsstammdaten und die Belegkonditionen aus drei Jahren kamen per RFC-Abzug aus dem System, rund 1,4 Millionen Belege. Ein eigenentwickeltes PowerShell-Werkzeug zieht die Tabellen über RFC_READ_TABLE, ohne Installation im Kundensystem. Power Query verdichtet sie zu einer Auswertung je Fragebogen-Frage.

Der Kern jeder Auswertung ist eine Gegenüberstellung: was ist im Customizing konfiguriert, und was wird in den Belegen tatsächlich verwendet. Erst dieser Abgleich trennt die gelebte Preisfindung von der Konfigurations-Altlast, die über die Jahre liegengeblieben ist.

Ergebnis

Die Analyse machte sichtbar, wie weit konfiguriert und genutzt auseinanderliegen:

• Von 57 konfigurierten Konditionstabellen sind im Echtbetrieb nur 17 in Gebrauch.
• Je Verkaufsorganisation sind teils über 15 Kalkulationsschemata definiert, genutzt werden 1 bis 3. Eine Organisation führt 14 Schemata und verwendet genau eines.
• Eine komplexe Zugriffsfolge mit 10 Konditionstabellen zieht real nur über 3.
• Bonusabsprachen, die der Fragebogen vermutete, gibt es im System nicht: die entsprechende Tabelle ist leer.
• Mehrere Verkaufsorganisationen finden Preise gar nicht automatisch, sondern geben sie manuell im Beleg ein.

Damit lag eine belegte Grundlage für die Konfiguration des Zielsystems vor: Es muss nur einen Bruchteil der Alt-Konfiguration nachbilden. Die tote Konfiguration mitzuschleppen hätte Aufwand gekostet und die neue Preisfindung unnötig verkompliziert. Das Ergebnis ging als Überblicksbericht an den Fachbereich, dazu eine Excel-Auswertung je Frage. Aufwand: fünf Beratertage.

Eingesetzte Technik

• SAP ECC (SD), Konditionstechnik der Preisfindung
• Datenabzug per eigenentwickeltem PowerShell-RFC-Extraktor (RFC_READ_TABLE); keine Installation im Kundensystem
• Power Query in Excel über drei Jahre Belegkonditionen, rund 1,4 Millionen Belege
• Kern jeder Auswertung: Abgleich Customizing gegen tatsächliche Belegnutzung