Öffentlicher Dienst · drei Einführungswellen, über 20.000 Beschäftigte

S/4HANA-Greenfield im öffentlichen Dienst: Eigenentwicklungen zurück in den Standard, in drei Wellen

Ausgangslage

Eine Verwaltung im öffentlichen Dienst mit mehr als 20.000 Beschäftigten ersetzt ihr SAP ERP durch S/4HANA, als Greenfield: Das neue System wird neu aufgebaut, die Konfiguration des Altsystems wird nicht übernommen. Zum Haus gehören Kliniken und Eigenbetriebe in eigenen Buchungskreisen mit unterschiedlich gewachsenem Customizing. Das Altsystem enthält zahlreiche komplexe Eigenentwicklungen. Ziel der Einführung ist die Rückkehr in den SAP-Standard bei Prozessen, Schnittstellen, Code und Customizing.

Aufgabe

Konzeption, Implementierung und Customizing FI über alle drei Wellen der Einführung, gut sechs Jahre: zuerst die Eigenbetriebe, dann die Kliniken, zuletzt die Zentralverwaltung mit einem Carve-Out, also dem Herauslösen eigener Buchungskreise aus ihrem bisherigen. Dazu gehörten Feinkonzept, Harmonisierung der Geschäftsvorfälle, Tests, Datenbereinigung, Migration, Berechtigungen und die Betreuung nach dem Go-live. Die Verantwortung für Konzeption und Beratung FI lag in allen drei Wellen bei diesem Auftrag. Die übrigen Module lagen bei eigenen Streams.

Vorgehen

Grundlage des Konzepts war eine Bestandsaufnahme des Altsystems aus seinen Tabellen: Nutzungszahlen, Customizing, Objektkatalog und Rollen. Für jede Customizing-Aktivität des FI-Asts und jede Eigenentwicklung wurde das Ist festgehalten und geprüft, ob der Standard die Anforderung inzwischen abdeckt. Darauf bauten Feinkonzept und Aufwandsschätzung auf. Die Methode der Bestandsaufnahme beschreibt der Beitrag Ein fremdes SAP-System liest man aus seinen Tabellen, nicht aus Workshops.

Das Hauptbuch im Universal Journal, dem Nachfolger des neuen Hauptbuchs aus ECC, und das Business-Partner-Modell wurden im Standard eingeführt. Jede Welle bekam einen einheitlichen Kontenplan nach der Rechnungslegung ihrer Buchungskreise: HGB mit dem Industriekontenrahmen (IKR) für die Eigenbetriebe, die Krankenhaus-Buchführungsverordnung (KHBV) für die Kliniken, das doppische Haushaltsrecht für die Zentralverwaltung. Alle Buchungskreise teilen denselben Konzernkontenplan. Die Migration lief über das SAP Migration Cockpit, dessen Projekte für das Haushaltswesen des öffentlichen Sektors (Public Sector Management, PSM) angepasst und mit LTMOM erweitert wurden.

Die Zahlungsavise der Krankenkassen nach § 301 SGB V, die SAMU-Nachrichten (Sammelüberweisung), verarbeitete bisher eine Eigenentwicklung. Heute erzeugt eine EDIFACT-Vorverarbeitung daraus SAP-Standardavise. Die eigene Kontoauszugsverarbeitung wurde durch den elektronischen Kontoauszug des Standards abgelöst. Weil die Standard-Interpretationsalgorithmen im Klinikbetrieb Avise entweder nicht fanden oder über den Betrag allein falschen Avisen zuordneten, kamen eigene Interpretationsalgorithmen an der Erweiterungsstelle hinzu, die SAP dafür vorsieht. In der Zentralverwaltung ordnen eigene Suchstrategien im Algorithmus Zahlungen dem Kassenzeichen zu, einer wiederkehrenden Vorgangsnummer, unter der mehrere Forderungen mit jeweils eigener FI-Belegnummer stehen. Einen Zahlungseingang auf ein solches Zeichen zu buchen, sieht der Standard nicht vor, er geht von eindeutigen Belegen aus. Dazu kamen eigene Suchmuster im Customizing.

Ergebnis

Alle drei Wellen sind produktiv. Die Buchungskreise buchen auf einem gemeinsamen Konzernkontenplan und mit einer einheitlichen Kontoauszugsverarbeitung. Die Eigenentwicklungen für Krankenkassenavise und Kontoauszüge sind durch Standardfunktionen abgelöst.

Eingesetzte Technik

  • SAP S/4HANA FI und FI-AA, Universal Journal (neues Hauptbuch), Business-Partner-Modell
  • Elektronischer Kontoauszug (CAMT.053) mit kundeneigenen Interpretationsalgorithmen, Suchstrategien für Kassenzeichen und Suchmustern
  • EDIFACT-Vorverarbeitung der SAMU-Avise nach § 301 SGB V, SAP-Standardavise
  • Application Interface Framework (AIF) für neue Schnittstellen nach FI und SD
  • SAP Migration Cockpit mit LTMOM, angepasst an PSM
  • Bestandsaufnahme des Altsystems aus Workload-Statistik (ST03N), Einführungsleitfaden (IMG), Objektkatalog (TADIR) und Rollen